^[1]　读音：dàng àn

1、档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。

2、档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

3、档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值评判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。

4、档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

5、档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

分类保存以备考察的文件和材料。

关于“档案”词源现有两种主要观点。

1、“档案”一词来源于清初。持此观点者的依据，一是见诸于清初文人杨宾所作的《柳边纪略》一书，其第三卷载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰‘牌子’，以削木片若牌故也；存贮多年者曰‘档案’，曰‘档子’，以积累多、贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼之谓‘牌子’、‘档子’矣。”二是见诸于《康熙起居注》一书，其中有“部中无档案”之语。

注：“档案”一词即便来源于清初，也是清代的汉语词汇，并非来源清代的一定就是“满语”。“档”字为汉语固有词汇，《正字通》：俗谓横木框档。本义：器物上用以分格或撑的横木条。用横木间隔，存放案牍，再将“档”与“案”合做一次为“档案”，才符合汉字词语的发展规律。怎么可能是满语？

2、“档案”一词来源于远古，出现在清朝之前。持此观点者主要有：（1）侯传学提出《周礼注疏》中有“副当”之说：“写副当以授六官。”（王荣声、王玉声认为“副当”之“当”并非“档案”，而是副词，应释为“将”。）（2）王金玉等人提出“宋代‘架阁文字’即为‘档案’”之说，还进一步考证明初即有“档案”的称谓，其证据是明初所撰的《明实录》，其上载有：“（洪武二十五年正月）庚子日，据刑部近来因户部文档不明，着本部办理拿问该属官吏等情具奏，帝降旨：‘匡正迟速，非隐匿粮饷则勿问。钦此。’”并据此认为“档”作为档案的称谓应追溯到元代。（3）张中强提出元曲有“档案”之说：“使肖曹律令不曾习，有档案分令史支持。”（和宝荣考证此处之“档案”应当作“当案”，即“当职”。和宝荣所言可信。）

以上两种观点，均值得商榷，尚待进一步从古代文献资料和出土文物中作进一步深入的考证。

关于档案的定义，据不完全统计，国内外已有上百种，如果根据其下定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。为什么会有如此众多的档案定义呢？其原因大概是：一、不同国家有不同的政治文化观念，对档案这一事物的认识也有所不同，例如法语国家认为文件（文书，下同）一旦形成就叫做档案，包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内；我国认为文件向档案部门归档后才叫做档案，包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段在内；英语国家认为文件进入档案馆后才叫做档案，仅指文件的非现行作用阶段。二、同一国家不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案这一事物的认识也会产生差异，例如我国有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案，有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案，如此等等，不一而足。正如北宋大诗人苏东坡在《题西林壁》一诗中所写“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。三、同一国家同一时期的人们因不同的需要，对档案这一事物的认识也会有所差别中国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史记录。四、因为档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。五、随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。六、人们对客观实践的认识不可能一次完成，将随着实践的发展而不断深化。现举档案定义三例以见一斑：

《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”

《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”

美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”

以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

中国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”

档案的最新定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”（冯惠玲《档案学概论》第二版）

个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。一个人只要需要工作、需要生活，就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道，建立起个人档案既是工作的需要，也是社会的需要，更是一个人在社会上工作和生活的需要，这是单位或企业了解一个人的重要手段。没有档案的人当然就不便于单位或企业了解你，对个人是肯定不利的。存放和保管好当然是一个重要环节。至于怎样保管、在哪里保管？一般应在县(市)团级及以上的人事档案管理部门，这主要是指国家行政或事业单位的在册人员等；对于广大的农村人口一般应有乡镇户籍管理部门；对于企业单位另有规定，一般应在他的所属上级行管单位。对于大量的流动人口则另有规定。