中国电子口岸从去年底开始试点实施无纸化通关，要求企业在进出口、商检时所产生的报关单及随附单据（发票、合同、装箱单、代理报关委托书）向海关直接提交电子文件，简化企业报关流程、节省报关人力，提高工作效率与国际接轨。

其实早在三年前，我们已经将文档管理系统与高速文件扫描仪推荐给友好报关行，用于储存报关单及随附单据，每月底可以直接从系统内生成收费报表。以文档管理系统为工具管理单据，比对传统的纸质管理方式：一、方便调单；二、零出错；三、提高效率、节省人手。

单从节省人手角度，使用文档管理系统存储单据与登记报关单记录的报关行，平均每年可节省3个人手，单节省成本为十多万元。

介绍某一报关行使用文档管理系统的案例，通过此报关行的使用实例，从使用者的角度让大家对我们的文档管理系统应用有个初步的认识。

多年前位于皇岗的一家报关行代理国内大型上市公司的进出口报关业务，该上市公司每月的报关单累计有3000多份，每天产生的报关单有100至150份不等。此上市公司旗下共有12家分公司，报关行用12本手册来登记上市公司旗下12家分公司的报关记录，月底从将这12本记录汇总成一份报关代理费报表。按人手登记的方式运作，最起码要额外增加三、五个人来登记上市公司每天的报关记录。特别是每天最繁忙的报关高峰期，以人手的方式登记报关记录出错是在所难免的。哪个月有一单或两单报关记录遗漏登记，那个月份的报关代理费上市公司就拒绝支付，出错在商业行为中就是收不到钱。到这家报关行与上市公司结束报关代理服务关系时，上市公司还拖欠150多万的报关代理费。

三年前上市公司的报关代理业务由文锦渡一家报关行接手，文锦渡这家报关行正是使用我们的文档管理系统来扫描管理上市公司的报关单及所有随附单据（有发票、装箱单、提单、代理报关委托书）。每天100至150份不等的报关单存档到文档管理系统内只要30多分钟的时间，一个人就可以轻松完成，月底从系统里导出报关代理费的汇总报表，有什么疑问都可以直接调取单据扫描件核对。从接手报关业务至今，上市公司从未拖延支付报关代理费。

同样的工作量，每月登记3000多份的进出口报关单，用人力完成此项工作需额外增加人手，以文档管理系统与高速扫描仪为工具，一个人即可轻松施行，以节省三个人手的费用计算，每年节省的费用就有十多万元。以文档管理系统为工具储存记录报关单，比对传统的纸质操作方式：一、方便调单；二、零出错；三、提高效率、节省人手。